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Die Beispiele in diesem Artikel wurden mit Mac OS X 10.4.9 und – wo gekennzeichnet – mit dem Quark Spotlight Filter für Mac OS X 1.01 (für QuarkXPress 6.5) erstellt.
Spotlight kann auf unterschiedliche Art zur Anwendung kommen: Grundsätzlich durch Auswahl in der Menüleiste des Finders oder durch Anwahl der Fensterfläche Neue Suche im Finder. Weiters gibt es die Spotlight-Suchmaske in vielen Programm-Fensterflächen wie z. B. den Systemeinstellungen, Apple Mail oder in der Fensterfläche eines geöffneten Speichermediums oder Ordners, im Help Viewer oder auch in den Spotlight-Suchkriterien.

Spotlight durchsucht nicht alle auf dem Computer oder den angegebenen Orten befindlichen Dateien. Standardmäßig sucht Spotlight nach Programmen, Systemeinstellungen, Dokumenten, Bildern, Schriften, Musik- und Filmdateien, E-Mails, Adressbuchkontakten, iCal-Einträgen sowie nach Alias-Dateien und Ordnern.
Durchsucht werden Dokumente von Apple-Programmen wie TextEdit, Keynote, Pages, AppleWorks, sowie PDF-Dokumente, aber auch Microsoft Office-Dokumente aus Word, Excel und PowerPoint. Adobe Photoshop-Dateien werden nicht nur nach Metadaten wie andere Bilddateien, sondern auch nach den Namen ihrer Ebenen durchsucht.
Text-, Bild-, PDF- und HTML-Dokumente, aber auch Audio- und Videodateien können zusätzlich nach darin befindlichen Metadaten, die z. B. Angaben über Copyright oder Autor enthalten, durchsucht werden.
Auch Image-Dateien werden durchsucht. Voraussetzung dafür ist, dass das Image aktiviert ist (Doppelklick darauf).
Gezielt nach einem bestimmten, auf dem Computer vorhandenen Typ suchen lässt sich über das Suchkriterium Art.
Die Namen von Objekten werden immer gefunden, da ihr Inhalt zu diesem Zweck nicht durchsucht werden muss.
Objekte werden auch dann gesucht, wenn sie sich im Papierkorb befinden.
Diese Optionen können durch Filter von Drittanbietern wie z. B. Quark beliebig erweitert werden, sodass nicht nur der Text von Dokumenten weiterer Programme durchsucht werden kann, sondern es werden auch zusätzliche Suchkriterien hinzugefügt.
Spotlight durchsucht alle gemounteten Speichermedien des Computers sowie alle aktivierten externen Speichermedien. Auch auf vernetzten Servern kann gesucht werden.
Sind mehrere Benutzerkonten eingerichtet, durchsucht Spotlight auch die Home-Ordner der anderen Benutzer. 
Beim Installieren von Mac OS X 10.4 wird rechts oben in der Menüleiste das Spotlight-Symbol installiert. Durch klick! darauf wird die Suchmaske angezeigt, in die der Suchbegriff eingegeben wird. Nach Eingabe des ersten Zeichens beginnt Spotlight sofort mit der Suche. Nach Abschluss der Suche werden die Treffer in Gruppen gelistet (Abb. 1).
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Abb. 1: Spotlight in der Menüleiste des Finders
Die Eingabe ist nicht schreibweiseabhängig, d. h. es muss nicht nach Groß- und Kleinbuchstaben unterschieden werden. Es können auch mehrere unabhängige Begriffe – getrennt durch jeweils einen Wortzwischenraum –  eingegeben werden.
Soll ausschließlich nach Dateinamen, nicht aber nach Dateiinhal
Die Suche von Objekten kann nach Datum erfolgen. Dafür muss in die Suchmaske der Terminus Datum: gefolgt von der Datumsangabe, eingegeben werden, wobei folgende Angaben möglich sind:
datum:gestern
datum:heute
datum:diese woche
datum:diesen monat
datum:dieses jahr
Die Eingabe ist nicht schreibweiseabhängig, kann also auch in Kleinbuchstaben wie oben ausgeführt werden. Es werden dann alle definierten Objekte gefunden, die innerhalb des definierten Zeitraums erstellt bzw. zuletzt geändert wurden. Also ein Objekt, das gestern erstellt und heute geändert wurde, wird mit der Vorgabe datum:gestern nicht gefunden!
Es sind noch mehr Angaben möglich, die aber für QuarkXPress-Objekte nicht von Bedeutung sind.
Die Suche von Objekten kann nach Art erfolgen. Dafür muss in die Suchmaske der Terminus Art: gefolgt von der Objektart, eingegeben werden, wobei folgende Angaben möglich sind:
art:bild
art:ordner
art:PDF(s)
art:präferenzen
art:programm
art:schrift(en)
Die Eingabe ist nicht schreibweiseabhängig, kann also auch in Kleinbuchstaben wie oben ausgeführt werden. Es werden dann alle definierten Objekte der angegebenen Art gefunden.
Es sind noch mehr Angaben möglich, die aber für QuarkXPress-Objekte nicht von Bedeutung sind.
Gibt man in die Suchmaske den Begriff
archiv
ein, werden z. B. Archive des Typs sit, sitx, zip, tar, aber auch exe gefunden. Objekte in Archiven werden nicht durchsucht, die Archive müssen dafür entpackt werden.
Mit der Eingabe des Begriffs
"arbeitsablauf
(mit Anführungszeichen!) werden alle Dateien gefunden, die das Suffix workflow haben (das sind Dateien, die mit dem Programm Automator erstellt wurden).
Suchbegriffe lassen sich auch kombinieren. Wenn Sie z. B. datum:diese woche eingeben, werden alle Objekte gefunden, die diese Woche erstellt wurden.
Mit der Eingabe von datum:diese woche art:bild werden alle Bilddateien gefunden, die diese Woche zuletzt geändert wurden.
Das lässt sich noch verfeinern, indem der Name der Bilddatei hinzugefügt wird: datum:diese woche art:bild bauarbeiten.
Es müssen immer alle Bedingungen erfüllt sein, damit ein Objekt als Treffer markiert wird.
Auch die Eingabe von Booleschen Operatoren ist möglich. Es kann nach folgenden Begriffen gesucht werden:

Es werden alle Dateien gefunden, die beide Begriffe enthalten. Die Reihenfolge spielt dabei keine Rolle, es kann also auch »Johannes« auf Seite 30 und »Gutenberg« auf Seite 1 enthalten sein.

Es werden alle Dateien gefunden, die mindestens einen der beiden Begriffe enthalten.

Es werden alle Dateien gefunden, die den einen, aber nicht den anderen Begriff enthalten.
Die Booleschen Operatoren Oder sowie Nicht können nicht für die Suche nach Objektnamen angewendet werden, sondern ausschließlich für deren Inhalt. Es ist also z. B. nicht möglich, damit nach Bilddateien zu suchen.
Auch diese Optionen lassen sich kombinieren:
Wenn Sie hochbau tiefbau(-straßenbau) eingeben, werden alle Dateien gefunden, die die Begriffe Hochbau und Tiefbau, aber nicht Straßenbau enthalten.
Wenn Sie hochbau|tiefbau(-straßenbau) eingeben, werden alle Dateien gefunden, die die Begriffe Hochbau oder Tiefbau, aber nicht Straßenbau enthalten.
Boolesche Operatoren lassen sich auch mit den Begriffen für Art und Datum kombinieren. Wenn Sie datum:diese woche art:pdf hochbau|tiefbau(-straßenbau) eingeben, werden alle PDF-Dateien gefunden, die zuletzt diese Woche geändert wurden und Text enthalten, in dem die Begriffe Hochbau oder Tiefbau, aber nicht Straßenbau vorkommen.
Spotlight listet die Treffer in Gruppen auf. An erster Stelle findet sich der Top-Treffer, der aufgrund von Parametern wie Erstellungsdatum und Kommentar bestimmt wird.
In dieser Liste kann mit den Pfeiltasten ?‡ ?‰ navigiert werden

 
Abb. 2: Auswahl der Suchkategorien
Wählen Sie den Reiter Suchergebnisse und aktivieren bzw. deaktivieren Sie die entsprechenden Checkboxen. Die Reihenfolge der Suchkriterien lässt sich durch klick! auf die gewünschte Zeile durch Ziehen unter Halten der Maustaste ebenfalls verändern (siehe Pfeil).
Wenn Sie Ordner und/oder Datenträger ausschließen möchten, an denen nicht gesucht werden soll (z. B. weil sie sehr umfangreich und für die gewöhnliche Suche nicht relevant sind), wählen Sie den Reiter Privatsphäre.

 
Abb. 3: Ausschließen von Ordnern und/oder Datenträgern


Abb. 4: Systemeinstellungen mit markierten Suchinhalten
Es werden alle gefundenen Begriffe gelistet und die erste Systemeinstellung, die den gesuchten Begriff enthält, ist mit einem hellen Kreis umrandet; Systemeinstellungen, die andere gelistete Begriffe enthalten, sind diffus umrandet.
Wählt man einen Begriff aus, wird dasjenige Fenster der entsprechenden Systemeinstellung angezeigt, in dem der Begriff enthalten ist (Abb. 5).
 
Abb. 5: Gesuchter Begriff in der Systemeinstellung »Drucken & Faxen«
Möchten Sie Spotlight in der Menüleiste mit einem Kurzbefehl aufrufen können, aktivieren Sie die Checkbox Tastatur-Kurzbefehl des Spotlight-Menüs und wählen Sie einen der gelisteten Befehle aus der Dropdown-Liste.
Möchten Sie die Suchergebnisse von Spotlight im Spotlightfenster mit einem Kurzbefehl anzeigen lassen können, aktivieren Sie die Checkbox Tastatur-Kurzbefehl des Spotlight-Fensters (Abb. 6) und wählen Sie einen der gelisteten Befehle aus der Dropdown-Liste.
Achten Sie aber darauf, dass sich diese Befehle nicht mit QuarkXPress-Befehlen überdecken.
 
Abb. 6: Spotlight-Fenster
Die linke Spalte gibt die gefundenen Dateien, geordnet nach den Kriterien der rechten Spalte, wieder. In der rechten Spalte lassen unterschiedliche Listenreihungen bzw. Listeneinschränkungen festlegen, die sofort zur Ausführung kommen.

 
Abb. 7: Spotlight-Fenster – Datei-Information


Abb. 8: Finder-Info – Datei-Informationen
Hier können in das Eingabefeld Spotlight Kommentare Suchbegriffe eingegeben werden, die ein späteres Auffinden der Datei erleichtern können (Abb. 9).

Abb. 9: Finder-Info – Spotlight-Kommentar
Nach dem Schließen des Fensters kann mit Spotlight nach dem Begriff gesucht werden. Die betreffende Datei wird im Beispiel als Top-Treffer gelistet, da die Gewichtung nach Datum und Kommentar hoch ist (Abb. 10).
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Abb. 10: Spotlight-Kommentar – Suchergebnis


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Apple Spotlight ist ein schnelles und absturzsicheres Werkzeug, um nach Objekten zu suchen. Die Anzeige eines Top-Treffers, die Möglichkeiten der Weiterbearbeitung der Suchergebnisse sowie seine Präsenz in beinahe allen geöffneten Fenstern machen es unverzichtbar.
Dass nicht nach Textketten gesucht werden kann, schränkt den Umfang der Möglichkeiten etwas ein.
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Zuletzt geändert: 7. 7. 2007